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会议酒店的要求
来源:长沙会议网-长沙会议公司-湖南长沙会议会展服务公司 编辑者:长沙会议网 浏览:70 次 发布:2017-11-07 15:33:27

           会议酒店的要求  


    会议酒店是一个可以为会议客户提供符合一定要求的会议场地、会议设施、设备和会议服务的宾馆。它把会议作为自己重要的业务和收入来源,并能为保证会议的顺利举行而面临临时改变管理结构。


     并不是任何一个有会议室的酒店都可以称为会议酒店。会议酒店必须拥有符合一定要求的会议场所、设施,还要能为会议提供专业的服务与管理。湖南省会议接待服务中心会按照以下的要求去为客户寻找会议酒店:


一、会议场地、设施与服务


1.拥有多个大小类型的具有隔音效果的会议室。


2.每个会议室都有可以独立控制的灯光、空调等基本设施。


3.主要会议室拥有话筒、放映设备、投影银幕等必需的会议技术设备(接待国际会议的宾馆还应拥有同声翻译设备或具有租借同声翻译设备的渠道)并配备有相关专业技术人员。


4.有足够大的前厅和公共空间。


5.有供会议组织者办公的房间。


6.有超过最大会议接待人数的住宿、餐饮供应能力。


7.有充足的停车场。


8.有清晰的馆内外导向系统。


9.有适当的可供举办会议附属展览活动使用的空间。


10.有可以存放展品的储藏空间。


11.有现代化的通讯系统。


12.有专业的电话接线员


13.有适当的安全保卫人员和设备。


14.能24小时提供下列服务:


(1)大厅里有商务服务;


(2)通讯服务;


(3)会议技术支持;


(4)清洁卫生服务;


(5)急救和其他医疗服务;


二、会议管理结构


  会议期间,会议需要会议宾馆及时提供会议、住宿、餐饮、娱乐等各种服务,但会议组织者若与宾馆的各个部门分别联系沟通会很麻烦,会议组织者最希望宾馆有一个人能帮他协调酒店的各个部门,为会议提供及时的服务,这个人我们称之为会议经理。会议经理必须拥有足够大的权力,能够迅速调动、协调宾馆各个部门的力量为会议服务。这就需要会议酒店在接待会议期间要临时改变管理结构,把平时的垂直管理结构变为跨域部门界限、全力协作共同为会议提供高效服务的管理结构。


 三、提供会议客户需要的信息


会议组织者在挑选会议酒店是需要了解下列情况:


1.每个会议室的面积;


2.各个展览场地的平面图;


3.会议室的布置形式和相应可以安排的与会人数;


4.可以使用的技术设施、设备;


5.所有会议场所、设施、设备和服务的价目表;


6.专业会议服务员工数量及其服务经历;    


    湖南省会议接待服务中心平时就会准备好上述会议宾馆信息资料,以随时提供给在长沙举办会议并且来挑选会议场所的会议组织者,并可随时带领会议组织者进行实地考察。


资料整理:湖南省会议接待服务中心  长沙会议网


 

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